Reiseregler

1.         Formål

1.1       Å gjøre reise og opphold ved treningsleir, samling og konkurranse til en trygg, god og minnerik opplevelse for aktive og ledere.

1.2       Skape trygghet for foresatte som overlater barn og unge i klubbens varetekt.

1.3       Gi trygghet for våre ledere om hva som for ventes av dem.

 

2.         Omfang og forutsetninger. 

2.1       Disse regler gjelder for alle reiser i forbindelse med treningsleir, samling og konkurranse med

overnatting der aktive under myndighetsalder deltar.

2.2       Reiser som omfattes av disse regler er å betrakte som alkoholfri sone for aktive og ledere fra avreise til hjemkomst.

2.3       På alle reiser i regi av Haugesund Triatlon Klubb skal det utpekes en ansvarlig hovedleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst.

2.4       På alle reiser med flere enn åtte utøvere skal det minimum være 2 ledere inkl. eventuell trener / lagleder. Minimum 1 av lederne skal være av samme kjønn som lagets deltakere.

 

3.         Hovedleder 

3.1       Før avreise skal det avholdes informasjonsmøte for deltakerne og deres foresatte, eller på annen måte sørge for at tilstrekkelig informasjon blir gitt.

3.2       Sørger for at oppdatert deltakerliste med hjemme telefon nr. på alle deltakerne finnes og er      distribuert til nødvendige personer.

3.3       Sørger for at det avholdes orienteringsmøter for alle lederne før og under oppholdet, å sørge for at lederne er kjent med denne instruks.

3.4       Har overordnet ansvar for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og skal
sammen med de øvrige leder bidra til trivsel for alle deltakerne.

3.5       Sørge for at det etter reisen blir levert regnskap med bilag for turen til gruppens kasserer. Dette skal være signert av 2 personer.

3.6       Hovedleder rapporterer til overordnet leder, men i saker av følgende karakter skal her som ellers øyeblikkelig og direkte rapporteres til Styreleder.

  • Overgrepssaker.
  • Ulykke med personskader.
  • Dødsfall blant klubbens medlemmer.
  • Økonomisk utroskap.
  • Klare brudd på det klubben ønsker å stå for.
  • Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag, eller oppmerksomhet fra det offentlige.

 

Reiseregning

Krav til reiseregning:
Følgende fylles ut på reiseregningen:

  • navn, adresse, fødselsdato, bankkonto.
  • til og fra og dato for hver enkelt reise
  • formål med hver enkelt reise
  • ved diett må klokkeslett (avreise/ankomst) oppgis 

Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer):

  • Originalkvitteringer skal alltids vedlegges.
  • Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE

Det er utarbeidet et eget skjema for godtgjørelse av utlegg i regi av klubben. Dette fylles ut og sendes til økonomiansvarlig.

NCF beredskaps plan