HTK orgkart 2015

 

Årsmøtet HTK

  • Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet.
  • Årsmøtet blir avholdt 1 gang i året i måneden som er fastsatt i loven.
  • Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets DropBox sider
  • Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes.
  • Innkalling annonseres på nettet, og sendes/legges ut til medlemmene.
  • Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1 uke før.
  • Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år.
  • Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.
  • Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf § 12 

 

Styret

Haugesund Triathlon Klubb ønsker et lite og effektivt styre som jobber med styreoppgaver knyttet til drift, mål og strategi. Den daglige driften av HTK skal skje i underavdelinger.

Styret består av Leder, Nestleder, Økonomiansvarlig og ett styremedlem. Det skal være ett varamedlem og begge kjønn skal være representert. Ledere for de andre avdelingene kan inviteres med på styremøter

Styret skal

  • Planlegge å ivareta HTKs totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i § 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben.
  • Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idretts-myndigheter
  • Stå for lagets daglige administrative ledelse, og representere laget utad
  • Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett
  • Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.
  • Utarbeide rutiner og prosedyrer for drift av HTK i samarbeid med komiteer og avdelinger

Fordeling av arbeidsoppgaver i styret

 

Styreleder

  • er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger
  • står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet
  • innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene
  • anviser utbetalinger sammen med kasserer
  • skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister.
  • andre oppgaver ihht til styret aktivitetsplan

 

Nestleder

  • fungere som leder under dennes fravær, og valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt.
  • bistår leder og danner et lederteam med denne.
  • har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem
  • andre oppgaver ihht til styret aktivitetsplan

 

Økonomiansvarlig

  • Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer
  • har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne
  • anviser utbetalinger sammen med leder.
  • har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne
  • sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet.
  • tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering
  • andre oppgaver ihht til styret aktivitetsplan

 

Styremedlem

  • føre referat over alle styremøter og medlemsmøter
  • andre oppgaver ihht til styret aktivitetsplan

 

Varamedlem

  • Varamedlem holdes løpende orientert om styrets aktiviteter
  • Møterett ved behov

 

Revisorer

Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskaps-opplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser.

 

Valgkomite

Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. 

Valgkomiteen plikter:

  • å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode,
  • å vurdere styrets og komiteenes virksomhet,
  • se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling,
  • å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning,
  • å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget,
  • å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått,
  • ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag,
  • før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet,
  • under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt forstå valget
  • etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeidet.

 

Sosialavdeling 

Formål
Haugesund Triathlon Klubb er opptatt av et godt miljø blant medlemmene. I den forbindelse er det ønskelig at klubben medlemmer møtes faglig og sosialt med jevne mellomrom.

Mandat
Klubbens sosialavdeling er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av medlemskvelder, klubb- og familiearrangement. I forbindelse med budsjett skal Sosialavdelingen spille inn sine behov og planer for styret.

Utføre oppgaver ihht til klubbens årshjul

 

Arrangementsavdeling

Formål
HTK ønske å være en aktør som skaper energi, entusiasme og glede. Gjennom å arrangere konkurranser internt og offentlig skal HTK få frem individets konkurranseinstinkt og lyst til å mestre

Mandat
Arrangementsavdelingen i HTK har ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangement i regi av HTK. Alle medlemmer som ikke selv stiller til start i arrangement forventes å hjelpe til som frivillig under gjennomføringen. Dette bidrar til kvalitet og sikker gjennomføring.

Arrangementsavdelingen kan komme med forslag til type arrangement som ønskes planlagt utover det som er fastsatt i klubbens kalender. Dette må planlegges i god tid slik at utgifter kan legges inn i budsjett for kommende år. Uforutsette utgifter skal rapporteres til styret.

Aktuelle konkurranser/arrangement

–       HTK Knirken Cup
–       IronKids
–       NM Langdistanse under IronMan70.3
–       Haugesund Triatlon

Utføre oppgaver ihht til klubbens årshjul

 

Sportslig utvalg

Formål
Formålet med Sportslig Utvalg er å ivareta og etterse HTKs sportslige aktiviteter. Sportslig utvalg skal sørge for at vi holder oss til sportslige retningslinjer og at det sportslige aktivitetsnivået holder den kvalitet klubben har satt som mål.

I tillegg har Sportslig utvalg ansvar for at klubben forholder seg til de retningslinjer vi som triatlonklubb er påkrevd fra Norges Triatlonforbund, Norges Sykkelforbund, Norges Svømmeforbund, Norges Friidrettsforbund og Norges Idrettsforbund.

Mandat
Sportslig utvalg skal være rådgivende organ for styret og trenere i sportslige spørsmål

Sportslig utvalg skal påse at sportslige retningslinjer blir fulgt, og avdømmer der det er sportslige motsetninger i klubben og motsetninger i forhold til NTFs reglement

Definerte ansvarsområder

  • Planlegge, tilrettelegge og utvikle bredde- og elitesatsing i HTK
  • Tilrettelegge og motivere til trenerutvikling gjennom kurs og trenersamlinger
  • Ansvarlig for fordeling av treningstider og timeplan for trenerne
  • Sportslig utvalg skal være tilgjengelig både for trenere og utøvere/foreldre i forhold til eventuell misnøye i forhold til det sportslige.
  • Sportslig utvalg kan inngå sportslige samarbeidsavtaler med andre parter under forutsetning av at dette ikke går på tvers av inngåtte sponsoravtaler eller medfører økonomiske forpliktelser for HTK.
  • Leder Sportslig utvalg holder styret løpende oppdatert ifm Sportslig utvalgs arbeid.

Sportslig utvalg består av Leder, Hovedtrener(e), leder for Barn og Ungdomsavdeling, Elitekoordinator, representant fra styret, eliteutøverne og trenerapparat

 

Leder Barn og Ungdom

  • påse at klubben overholder de regler og retningslinjer som er bestemt for Barne- og Ungdomssatsningansvar for årsberetning for avdelingen
  • ansvar for årsberetning for avdelingen
  • ansvar for budsjettering for avdelingen
  • Oppfølging av medlemsregistre for Barn og Ungdom
  • ansvar for daglig drift og oppfølging i Barneavdelingen 

Administrasjonsansvarlig Barn

  • Ansvar for den daglige drift og oppfølging i Barneavdelingen
  • Foreldrekontakt ved praktiske spørsmål
  • Sørge for at barn som melder seg inn i klubben blir tatt godt i mot
  • Ordne det praktiske i forhold til stevner og konkurranser (klubbtøy, påmelding, informasjon etc.) 

Elitekoordinator Ungdom

  • Ansvar for den daglige drift og oppfølging av Elitegruppen
  • Foreldrekontakt ved praktiske spørsmål
  • Sørge for at nye i Elitegruppen får informasjon og blir tatt godt vare på
  • Kontaktpunkt mellom Norges Triathlonforbund og klubben på elitenivå

 

Medlemmer

Medlemskap i Haugesund Triatlon Klubb er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent.

Medlemskap i Haugesund Triatlon Klubb kan opphøre ved utmelding, strykning eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side

Ved innmelding skal medlemmene oppgi navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr. Ungdommer skal oppgi navn på foresatte. Dette for å få et bra og oversiktlig medlemskartotek.

Medlemmer registreres i NIFs medlemsregister en gang pr. år.

Det forventes av medlemmer i HTK å stille opp for hverandre og klubben i de arrangement som klubben steller i stand. Desto flere som bidrar desto mindre blir belastningen på den enkelte.